SISTEM ZA DIGITALNO ARHIVIRANJE I NAPREDNU PRETRAGU DOKUMENTACIJE

Skoro svaki poslovni proces prati i određeni broj elektronske ili papirne dokumentacije. Vremenom se taj broj povećava, dok čuvanje i arhiviranje zahtjeva sve više prostora i novca. Pretražiti dokumentaciju i naći potrebni dokument postaje sve teže, što kao rezultat može imati dodatno oštećenje i gubitak dokumenata. Poslovanje i produktivnost se usporava jer dokumente ne možete da obradite brzo. 

Primjena CANON Therefore DMS (Document Management System) sistema ne zavisi od veličine neke organizacije ili kompanije, već od složenosti poslovnih procesa i količine papirne i elektronske dokumentacije kojom organizacija svakodnevno upravlja. CANON Therefore DMS sistem namijenjeni su:

• Malim, srednjim i velikim organizacijama/kompanijama
• Organizacijama koje imaju problem sa razmjenom dokumentacije
• Organizacijama koje imaju probleme sa čestim gubitkom ili oštećenjem papirnog dokumenta
• Kompanijama koje imaju problem sa skladištenjem dokumentacije.

U nastavku pokušajte odgovorite na pitanja:

• Koji poslovni procesi vam usporavaju poslovanje?
• Koji dokumenti vam usporavaju poslovanje?
• Kako tražite dokumente iz arhive i koliko vremena trošite na traženje dokumenata?
• Koliko vremena trošite na dostavljanje dokumenata?
• Koji odjeli vam uzimaju najviše vremena i resursa u upravljanju s dokumentima?
• Koliko i ko gubi vrijeme na odobravanje, potpisivanje i ostale poslove s dokumentima?
• Koliko sredstava trošite na printanje i kopiranje dokumenata?

Kada imate odgovore na ova pitanja, možete biti svjesniji koliko je nužno da što prije implementirate sistem za upravljanje dokumentima. Odgovori na ova pitanja zavisit će i od veličine vaše organizacije. Čak i da nemate precizne odgovore, dobro je razmisliti koji je idealan scenarij u radu s dokumentima i poslovnim procesima. Kvalitetno rješenje za upravljanje dokumentima treba se uklopiti u vaš rad i poboljšati ga. 

CANON Therfore sistem za digitalno arhiviranje i naprednu pretragu dokumentacije omogućava:

• Sigurno arhiviranje poslovnih dokumenata različitog tipa – papirni dokumenti, elektronske datoteke, barkodovi, e-pošta,
• Štednju prostora - digitalna pohrana se odvija na uređajima koji su smještani u data centrima,
• Tačnost prikupljene dokumentacije - dokumenti u papirnoj formi mogu biti oštećeni, izgubljeni ili nepotpuni. Digitalizacija taj rizik smanjuje na minimum,
• Brzu i preciznu pretragu arhive – svaki dokument se indeksira prema utvrđenom ključu. Moguće je napraviti digitalne ormare sa fasciklima za sve vaše poslovne informacije i dokumente,
• Bolju kontrolu arhivirane dokumentacije – svaki skenirani dokument se šalje na pregled i provjeru valjanosti,
• Pruža veću sigurnost u slučaju katastrofe - poput požara, zemljotresa, poplava i sl.
• Mobilni pristup - arhivirane dokumente možete pronaći, pročitati i obraditi pomoću mobilne aplikacije,
• Nove standarde arhiviranja i zaštite ličnih podataka  - usklađenosti i brisanje dokumenata nakon što istekne zakonski propisan rok za pohranu.

Ukoliko imate određenih pitanja o ponudi, budite slobodni da nas kontaktirate na broj telefona 033 688 002, e-mail adresu [email protected] ili posjetite jednu od naših poslovnica.